Warum geplante Zeit für Innovation bei IT-Teams besser ankommt

Erst einmal hört es sich merkwürdig an: Zeit für Innovationen sollte doch gerade frei genutzt werden können, was soll man daran denn bitte planen? Inhaltlich stimmt das auch: Die sogenannte 20 Prozent Zeit bedeutet, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Zeit zur Verfügung stellt, die der Mitarbeiter “frei” gestallten kann. Das Wort frei wird von Unternehmen unterschiedlich interpretiert. Manche Arbeitgeber überlassen die inhaltliche Gestaltung völlig den Mitarbeitern, andere machen leichte Vorgaben. Atlassian erlaubt beispielsweise die Nutzung der Zeit unter der Voraussetzung, dass man diese zur Verbesserung unserer Produkten einsetzt. Was das ist, liegt dann aber in der Freiheit des Mitarbeiters.

 Freie 20-Prozent Zeit

Bei Atlassian haben wir mit einer freien 20-Prozent Zeit gestartet: Jeder Mitarbeiter legt selber fest, wann er seine sogenannte Slack-Time nutzt, nämlich dann, wann es ihm am Besten passt. Das gleiche Modell hat beispielsweise auch Google… und scheinbar auch die gleichen Probleme, die wir bei Atlassian beobachten konnten: Mitarbeiter in Entwicklungsteams haben ihre Slack-Time nur zu 50% genutzt… also eher eine 10%-Zeit. Woran liegt das? Wichtige Key-Programmierer bei Google, die an Unternehmens- und Produktschnittstellen arbeiten, nehmen sich meist nicht die Zeit zum Arbeiten an den eigenen Ideen. Bei Atlassian konnten wir beobachten, dass die 20%-Zeit besonders dann nicht genutzt wird, wenn ein größeres Release vor der Tür steht. Die nicht genutzte Zeit holt man dann aber auch meist nicht nach. Auch haben einige Entwickler berichtet, dass sie ihr Team hinsichtlich des Sprintziels nicht im Stich lassen wollen.

 Geplante 20-Prozent Zeit

Mittlerweile sind die Entwicklungsteams bei Atlassian dazu übergegangen, die 20-Prozent Zeit gemeinsam im Team zu planen. Nach 4 Sprints (die jeweils eine Woche bei Atlassian dauern), plant man dann eine sogenannte Innovationswoche ein. Diese Woche kann dann frei von den Teammitgliedern für deren eigenen Projekte genutzt werden. Das bietet den Vorteil, dass es in dieser Woche kein Sprintziel gibt und nicht am Release gearbeitet wird. Man kann sogar ohne Koordinationsprobleme kleine Teams im Team bilden. Bei Atlassian gibt es keine Regel, wann Teams ihre Innovationswochen durchführen, was zur Folge hat, dass nicht alle Teams gleichzeitig ihre 20-Prozent-Zeit nehmen. In dieser Zeit kann also ein Mitarbeiter im JIRA Team nicht an einer Innovation gemeinsam mit einem Mitarbeiter aus dem Confluence Team arbeiten. Dies kam aber auch extrem selten bei uns vor.

 Also alles gut an geplanter Slack Time?

Eigentlich schon, oder? Für Atlassian’s Entwicklungsteams sind Innovationswochen perfekt. Allerdings gibt es auch Teams bei Atlassian, die lose zusammenarbeiten, wie zum Beispiel das Ambassador-Team, in dem ich arbeite. Für uns wäre es ziemlich schwierig eine solche Innovationswoche zu planen, da wir viel auf Events und User Groups unterwegs sind. Für solche Teams ist eine freie 20-Prozent-Zeit sicherlich besser. Es kommt also immer darauf an, wie stark man im Team aufeinander angewiesen ist.