Auf die Informationskultur kommt es an – Lesson learned

(Teil 2 von 2)

Im ersten Teil dieser Mini-Blogserie habe ich bereits darüber geschrieben, wie ein Wiki unsere Informations- und Kommunikationskultur unterstützt hat. Im zweiten Teil möchte ich gerne auf die Herausforderungen einer offenen Informationskultur eingehen und Tipps geben, wie man diese überwindet.

 Herausforderungen und Lösungen

1. Einführen in die Kultur

Schreiben von Wiki Seiten, kommentieren, und bloggen gehören nicht zu den traditionellen Kompetenzen von Mitarbeitern. Man ist es eher gewohnt Emails und Dokumente zu verfassen. Dies ist also eine Herausforderung für jeden neuen Mitarbeiter bei Atlassian.

Unsere Lösung ist eine einfache Regel:

Am ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters, muss dieser einen internen Vorstellungsartikel verfassen und veröffentlichen. Der Inhalt variiert von einem einfachen “Hallo” zu einem vollständigen Artikel über die Motivation für Atlassian zu arbeiten.

Die populärsten Blogposts sind die, die eine persönliche Seite des neuen Mitarbeiters zeigen, wie beispielsweise exotische Reiseziele oder Hobbys. Das führt oft zu vielen Kommentaren und Fragen von alten Mitarbeiter. Der Austausch von Dingen mit dem der neue Mitarbeiter vertraut ist, hilft ihm, sich mit der neuen Form der Konversation anzufreunden.

2. Das neue Medium kennenlernen

Viele Leute kennen Wikis durch Wikipedia. Aber in einem Wiki zu lesen, ist etwas anderes, als in einem Wiki zu schreiben. Wenn man eine weiße Wiki Seite vor sich hat, kann das schon einmal zu einer Schreibblockade führen.

Atlassian hat hierfür zwei Lösungen: Training und gute Beispiele:

Wir führen “Schulungen” mit neuen Mitarbeitern durch, indem wir ihnen zeigen, was man alles mit dem Wiki machen kann. Ohne eine solche Heranführung kann es passieren, dass Mitarbeiter Angst vor dem neuen Medium bekommen und wieder in alte Kommunikationsgewohnheiten zurückfallen. Es hat sich gezeigt, dass die weniger technisch versierten Mitarbeiter mehr Probleme mit der täglichen Benutzung von Wikis haben.

Glücklicherweise benutzen wir schon seit Jahren unseren Unternehmenswiki, so dass es dort gute Beispiele gibt, wie man ein Wiki benutzt. Man muss auch nicht den Aufbau einer Seite neu erfinden, sondern kann sich Inhalte aus ähnlichen Seiten (wie Projektpläne oder Meeting-Protokolle) einfach kopieren und dann ändern.

3. Informationsflut

Ein Nachteil eines häufig genutzten Wikis ist die Informationsflut, die es für Mitarbeitern schwer macht, wichtige vom unwichtigen Neuigkeiten zu unterscheiden. Es besteht das Risiko, dass Mitarbeiter wichtige Informationen übersehen.

Atlassian hat hierzu einen “Teilen”-Button in Confluence eingebaut, mit dessen Hilfe man direkt an einem oder mehrere Benutzer eine Email verschicken kann. Die Mail beinhaltet aber nicht den Inhalt der Seite, sie verweist einfach nur auf das Wiki, indem man wieder in die Diskussion online einsteigen kann.

Was wir gelernt haben

Es kommt auf die Kultur an!

Wenn man die Art, wie Leute arbeiten, ändern möchte, bedeutet das eine Veränderung der Arbeitskultur selber. Die Techniken gehen einen dann in Fleisch und Blut über. Neue Mitarbeiter haben es anfänglich schwer zurechtzukommen. Aber sie werden am ersten Tag schon aufgefordert, an dieser Kultur mitzuarbeiten.

Wenn man eine solche Kultur schon frühzeitig in einem Unternehmen einführt, macht das Skalieren später einfacher. Es müssen nur die neuen Mitarbeiter an die offene Kommunikation herangeführt werden und nicht das gesamte Unternehmen.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Die Entscheidung eine offene Informationskultur zu implementieren, bedeutet vom CEO und dem Management als gutes Beispiel für den Rest des Unternehmens zu dienen. Wenn beispielsweise einem Manager Informationen per Email zukommen lässt, sollte dieser den Mitarbeiter motivieren, das Wiki zu benutzen, damit auch alle die Infos bekommen. Natürlich gibt es auch Informationen, die vertraulich sind (z.B. Firmenübernahmen oder Personalangelegenheiten).

Alle Mitarbeiter müssen mit gutem Beispiel vorangehen, damit diese offene Informationskultur gelebt wird.

 Systeme verändern

Von einem Dokumentenmanagement zu einem Informationsmanagement zu wechseln, kann schwierig werden, bietet aber auch neue Möglichkeiten. Auch hier sollte man vorsichtig und langsam vorgehen.

Bei Atlassian vermeiden wir es, mit Word und ähnlichen Office-Tools zu arbeiten. Das Wiki ersetzt den Word-Editor und Tabellenkalkulation wird bei uns nur vom Controlling und Marketing benutzt. Die Wiki-Nutzung wird zusätzlich dadurch unterstützt, dass wir keinen Dateiserver zum Informationsaustausch besitzen. Informationen sind somit immer aktuell, da man sich nicht mit verschiedenen Versionen auseinandersetzen muss.

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